Nichts mehr verlieren, vergessen, verpassen!

Wer kennt das nicht? Phasen, in denen man eine Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig oder kurz hintereinander erledigen sollte...Notizen, die man auf ein Zettelchen macht, das dann irgendwo abgelegt wird…Mails, die man eigentlich dringend beantworten sollte...und gerade dann, wenn es hoch hergeht, vergisst man einfach eine wichtige Deadline oder hat die Notiz, die man dringend braucht, nicht mehr parat.

Im besten Fall ist das ärgerlich, kostet Zeit und Nerven. Schlimmstenfalls – nämlich dann, wenn man eine Deadline im Job verschwitzt oder eine Präsentation vergessen hat – ist man bei den Kollegen rasch in Ungnade gefallen.

Und auch privat ist es wenig erfreulich, einen Geburtstag oder Jahrestag zu vergessen.

 

Da gibt es allerdings Abhilfe – hier eine Auswahl von Super-Tools für perfekte Planung und höhere Produktivität

 

5 Tools für höhere Produktivität

Mit diesen fünf nützlichen und zum größten Teil freien Tools bekommt man Ordnung in den Alltag! Das Beste an ihnen ist, dass sie geräteübergreifend arbeiten und synchronisieren. Einmal angemeldet hat man seine Daten auf dem Mobiltelefon, dem Tablet und dem PC bei sich. Damit kann man jederzeit und überall auf das, was wichtig ist, zurückgreifen!

Evernote – die clevere Notiz-Lösung

Der Webdienst Evernote startete 2008 in der Betaversion und gewann rasch Millionen zufriedener Nutzer in aller Welt. Längst kann das System mehr, als nur eigene Notizen ablegen. Inzwischen kann man in Evernote Dateien aller Art verwalten. Nicht nur Textdateien, auch die Inhalte von PDF-Dateien und Fotos sind durchsuchbar! Mit Evernote kann man sich rasch Notizen machen, Listen erstellen, Dateien ablegen, um später leicht wieder darauf zuzugreifen.

 

Zur leichten Verwaltung hier ein Vorschlag für die Aufbaustruktur in Evernote:

·         In den Inbox Ordner kommen alle offenen Notizen, die noch auf ihre Bearbeitung warten.

·         Der Cabinet Ordner ist die Sammelstelle für Artikel und interessante Dinge, die man aufbewahren will.

·         Unter Memories bewahrt man Fotos, Erinnerungen und Notizen auf, die eher privater Natur sind.

·       Der Reference Ordner ist für alle Belege, Quittungen etc. gedacht, die man nicht wirklich ständig hervorholt, aber dennoch aufbewahren muss.

 

Dank der tollen Suchfunktion findet man rasch nach Stichwörtern, was man benötigt, und kann obendrein Inhalte teilen. Für Arbeitszwecke sogar in einem Gruppen-Notizbuch! Evernote ist in der Basisversion gratis.

 

Google Drive – der zentrale Speicherort für alle Daten

Über Google Drive muss man nicht wirklich viele Worte verlieren, denn die meisten kennen und nutzen ihn bereits. Kein Wunder, denn mit 15 GB freiem Speicherplatz ist Google Drive beispielsweise der Dropbox weit überlegen. Tatsächlich funktioniert der Drive wie ein Hardware-Drive, aber eben in der Cloud. Man kann Ordner und Unterordner anlegen und daraus die eigenen Daten von jedem beliebigen Endgerät aus abrufen, andere Personen zur Ansicht oder Bearbeitung von Ordnern und/oder Dateien ermächtigen. Keine Emailanhänge oder Dateitransfers mehr!

Ideal verbindet sich der Dienst mit anderen Anwendungen von Google, vor allem mit Gmail und dem Google Calendar. Mit dem Dreierpack kann man Daten versenden und Mailinhalte in Kalendertermine oder Tasks umwandeln.

Google Drive ist kostenfrei.

 

Google Calendar – der Kalender, der überall dabei ist

Auch der Kalender von Google ist ein Tool, das man auf allen Endgeräten dabeihaben kann. Ein echter Alleskönner, der Ordnung in die anstehenden Termine und Aufgaben bringt. Mit Leichtigkeit verwaltet er einzelne und wiederkehrende Termine und sogar mehrere verschiedene Kalender – durch den Dienst kann man auch einen eigenen Geburtstagskalender mit einbinden oder Feiertage über eine API einbauen. Auch Tasklisten verwaltet der Kalender gut, und dank der integrierten Erinnerungsfunktion kann man ganz genau konfigurieren, wann und wie man an ein Ereignis erinnert werden will. Fünf Minuten oder eine Woche vorher? Per Kalendernotiz auf dem Handy, oder doch lieber per Email? Oder beides? Alles kein Problem. Und wenn man obendrein Google Maps verwendet und den Ort eines anstehenden Ereignisses korrekt eingegeben hat, bekommt man auch gleich Tipps für die Anfahrt und Infos zur Verkehrslage! Google Calendar ist gratis.

 

Money Manager – eine tolle Budget-App für Android/iPhone

Mit der App Money Manager kann man seine finanziellen Angelegenheiten erfassen und verwalten.

Die App erlaubt es, das eigene Budget festzulegen, Konten und Kreditkarten zu verwalten, Ausgaben festzuhalten. Für regelmäßig anfallende Zahlungen gibt es eine Erinnerungsfunktion. Überdies können Daten aus anderen Anwendungen heraus im CSV-Format importiert werden. Ist die App einmal eingerichtet, wertet sie die Einnahmen und Ausgaben aus und projiziert sogar den Cash Flow.

Die Finanzsoftware ist frei und open source. Sie läuft in 24 verschiedenen Sprachen und benötigt nicht einmal eine Installation! Wer es mag, kann sie von einem USB-Stick ausführen.

 

Newton – die beste E-Mail App für Android

Newton ist der Überflieger unter den E-Mail-Anwendungen. Die Mailsoftware integriert alle gängigen Anbieter, d.h.Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Outlook.com, iCloud, Google Apps, Microsoft Exchange, Office 365, Mail.com, GMX, AOL und IMAP Konten. Außerdem kann sie mit Evernote, Zendesk, Asana, Trello, Todoist, OneNote, Salesforce und Pocket interagieren.

Der Mail-Superstar bietet obendrein Push-Benachrichtigungen, eine Snooze-Funktion, die eingehende Mails zu einem späteren Zeitpunkt nochmals hervorholt, und gibt Information über Beruf, Standort, Firmeninfo, Linkedin, Twitter, AngelList und Facebookprofil der Absender. Ganz toll – E-Mail kann nicht nur für ein späteres Versanddatum konfiguriert werden, sondern bereits gesendete Mails können zurückgeholt werden! Die Mailapp ist dabei aber leider nicht billig. Ausprobieren kann man sie 14 Tage lang gratis. Dann kostet Newton $49.99 pro Jahr.

 

 

Fünf super Anwendungen für eine Top Organisation. Damit kann nichts mehr schiefgehen!