Die eigene Zeit optimal planen
Man kann es gar nicht genug betonen – die richtige Planung ist die wichtigste Grundlage für die eigene Karriere. Das gilt übrigens in allen Lebensbereichen, sowohl für Manager als auch für Sportler. Planvolles, vorausschauendes Abwägen von künftigen Handlungen brauchen Abiturienten ebenso wie Hausfrauen. Egal, was wir machen: Wenn wir nur so vor uns hin schusseln, kommt nicht viel dabei heraus.
Deshalb ist ein Zeit- und Karriereplan nicht verkehrt.
Was will ich erreichen? Und wann will ich das geschafft haben? Das sind die grundlegenden Fragen, wenn es darum geht, sich Ziele zu stecken. Hat man diese beiden Fragen beantwortet, sollte man daran gehen, den Weg zum Ziel in einzelne Schritte aufzubrechen und zu analysieren, wie man diese bewältigt.
Diese Art der Planung funktioniert makrostrategisch („In zwei Jahren will ich Teamleiter sein.“) ebenso wie mikrostrategisch („Was liegt morgen/übermorgen/diese Woche an?“).
Das Pareto-Prinzip
Damit es mit der Planung auch wirklich klappt und die aufgewendete Zeit die gewünschten Ergebnisse erbringt, muss man eins grundsätzlich wissen: Wir erzielen 80% der Ergebnisse in nur 20% der Zeit, die wir insgesamt einbringen. Das sogenannte Pareto-Prinzip, erstmals formuliert von dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto vor ca. 100 Jahren, funktioniert in vielen Lebensbereichen, aber ganz besonders bei der Organisation.
In der Praxis heißt das: Wenn Du von fünf Arbeitsstunden eine dafür aufwendest, konzentriert an einem Projekt zu arbeiten, bekommst Du 80% der Aufgabe innerhalb dieser Zeit fertiggestellt. Für den Fall, dass Du die anderen vier Stunden weiter an der Arbeit herumschnitzt, wirst Du nur geringfügige Verbesserungen erwirtschaften!
Was sich daraus lernen lässt? Die Kapazität nach dem Pareto-Prinzip zu nutzen, kann Dir dabei helfen, eine Vielzahl von Tasks gut zu bearbeiten. Da, wo wirklich Perfektion gefragt ist, kannst Du, um bei unserem Beispiel der fünf Arbeitsstunden zu bleiben, noch eine oder zwei Stunden dranhängen. Und zwar entweder sofort, oder als erstes am nächsten Morgen, um ganz frisch zu sein.
Wichtiges ablenkungsfrei bearbeiten!
Ein weiterer Erfolgsfaktor, der bei der Planung und Zeiteinteilung in Betracht gezogen werden sollte, ist die Konzentration. Wenn wir komplett ablenkungsfrei und ganz vertieft mit einer komplexen Aufgabenstellung beschäftigt sind, also quasi in eine produktive Trance verfallen, schaffen wir sehr viel mehr, als wenn wir unsere Aufmerksamkeit durch Multitasking ruinieren.
Deshalb sollte bei der Zeitplanung immer genügend Freiraum sein, um für wirklich wichtige Aufgaben genug „Deep focus“ aufbringen zu können.
Man kann beispielsweise das Lesen und Beantworten von Email auf zwei oder drei Male pro Tag reduzieren. Auch den ständigen Blick auf Messenger-Apps sollte man sich abgewöhnen. Von Facebook ganz zu schweigen.
Wer wirklich konzentriert und vertieft arbeiten will, sollte sein Telefon beiseite legen, die Mail-Anwendung schließen und am besten auch dafür sorgen, dass man nicht gestört wird. Solcherart vorbereitet kann man sich zwei oder drei Stunden Zeit für Wichtiges schaffen. Wer schon einmal über Tage oder gar Wochen auf diese Weise gearbeitet hat, kennt die Erfahrung, dass man am Ende selbst verblüfft ist darüber, wieviel und wie flüssig man bei der Arbeit bewältigt hat! Das Erfolgserlebnis spricht für sich.
Bei der Zeiteinteilung und Planung bewährt sich die Regel: Smart, nicht hart arbeiten!